Письмо УФНС РФ по городу Москве от 16.08.2006 N 20-12/72393
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО Г. МОСКВЕ
ПИСЬМО
от 16 августа 2006 г. N 20-12/72393
О ПОРЯДКЕ ПРИМЕНЕНИЯ НОРМ ГЛАВЫ 25 НК РФ
Управление Федеральной налоговой службы по г. Москве по вопросу возможности учета в целях налогообложения прибыли расходов на командировки, в которые направляются работники организации в выходные и праздничные дни, сообщает следующее.
В соответствии со статьей 166 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 168 ТК РФ).
Согласно подпункту 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ (далее — Кодекс) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся, в частности, расходы на командировки, носящие производственный характер и включающие:
проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством РФ;
оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
При этом следует учитывать, что согласно статье 252 Кодекса налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 Кодекса).
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т.ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
В силу пункта 1 статьи 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено Кодексом.
Так, в соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
При этом согласно пункту 2 указанной выше статьи первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только для документов, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, предусмотрены определенные обязательные реквизиты.
Таким образом, если форма конкретного первичного учетного документа предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, то для того чтобы этот документ был принят к учету в качестве документа, подтверждающего совершение определенной хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в указанных альбомах.
При направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:
1) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N Т-9 и Т-9а (утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);
2) командировочное удостоверение — форма N Т-10 (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Суточные выплачиваются только за дни пребывания в командировке, количество которых определяется на основании отметок в командировочном удостоверении;
3) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а (утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Кроме того, согласно пункту 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22.09.93 N 40 и доведенного письмом ЦБ РФ от 04.10.93 N 18, не позднее трех дней по возвращении из командировки работник обязан составить авансовый отчет (форма N АО-1, утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы: авиа- и (или) железнодорожные билеты (подтверждающие расходы на проезд), счета гостиниц (подтверждающие расходы на проживание) и другие документы, подтверждающие произведенные расходы.
В соответствии со статьей 91 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.
Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени может производиться как по инициативе работника (совместительство), так и по инициативе работодателя (сверхурочная работа) (ст. 97 ТК РФ).
Режим работы организации определяется правилами внутреннего распорядка.
Правила внутреннего трудового распорядка организации — локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ).
При этом статьей 190 ТК РФ установлено, что правила внутреннего трудового распорядка организации утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации.
Таким образом, в случае подтверждения производственного характера командировки расходы на нее, подтвержденные приказами (распоряжениями) о направлении работников в командировки, командировочными удостоверениями, служебными заданиями для направления в командировки и отчетами об их выполнении, а также первичными учетными документами, могут быть приняты в качестве подтверждающих документов для целей налогового учета.
Кроме того, для признания расходов на командировки, приходящиеся на выходные и праздничные дни, в целях налогообложения прибыли к отчету необходимо приложить заверенную копию правил внутреннего распорядка, предусматривающих режим работы в выходные и праздничные дни, утвержденных руководителем организации, в которую направлялся в командировку сотрудник организации.
Заместитель
руководителя Управления
Федеральной налоговой службы
по г. Москве
А. Г. Луканина
