Должностная инструкция ОФИС-МЕНЕДЖЕРА
_________________________________________ |
|
УТВЕРЖДАЮ |
(наименование организации) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ |
|
_____________________________________________
(директор; иное должностное лицо) |
|
|
|
00.00.200_г № 00 |
|
_________________ |
|
___________________ |
|
|
(подпись) |
|
(расшифровка подписи) |
офис-менеджеру |
|
00.00.200_г. |
I. Общие положения
- Офис-менеджер относится к категории руководителей.
- На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее
_________________________________
(высшее; среднее)
профессиональное образование, специальную подготовку (курсы, классы, пр.) по направлению “Офис-менеджер”, опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее
_________________________________.
(1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)
- Офис-менеджер должен знать:
- 3.1. Устройство офиса и принципы его зонирования.
- 3.2. Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.
- 3.3. Методы стратегического и тактического планирования.
- 3.4. Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.
- 3.5. Принципы построение организационной структуры офиса.
- 3.6. Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.
- 3.7. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
- 3.8. Мотивационные методы и мотивационные стратегии.
- 3.9. Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.
- 3.10. Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.
- 3.11.Принципы организации снабжения офиса.
- 3.12. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
- 3.13. Основы бухгалтерского учета.
- 3.14. Деловой этикет.
- 3.15. Иностранный язык.
- 3.16. Техническое оснащение офиса.
- 3.17. Правила пользования оргтехникой.
- 3.18. Правила внутреннего трудового распорядка.
- 3.19. Основы трудового законодательства.
- 3.20. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
- Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
- Офис-менеджер подчиняется непосредственно
___________________________________.
- На время отсутствия офис-менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Офис-менеджер:
- Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
- Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
- Разрабатывает “кодекс” поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).
- Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
- Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).
- Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
- Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.
- Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
- Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.
- Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
- Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
- Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
- Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
- Организует:
— встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
— прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
— материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
- Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).
- Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.
- Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.
- Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.
- Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
- Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
- Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
- Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).
III. Права
Офис-менеджер имеет право:
- Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
- Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
- Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
- Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.
- Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
IV. Ответственность
Офис-менеджер несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством РФ.
- За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
- За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством РФ.
|
|
|
|
|
|
|
_____________ |
|
____________________ |
(составитель должностной инструкции) |
|
(подпись) |
|
(расшифровка подписи) |
|
|
00.00.200_г |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
(лицо, визирующее должностную инструкцию) |
|
|
|
|
______________ |
|
____________________ |
|
|
|
|
(подпись) |
|
(расшифровка подписи) |
|
|
|
|
00.00.200_г |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
С инструкцией ознакомлен: |
|
_____________ |
|
____________________ |
|
|
(подпись) |
|
(расшифровка подписи) |
|
|
00.00.200_г |
|
|