Должностная инструкция СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ
________________________________________ |
|
наименование учреждения, |
|
|
|
________________________________________ |
|
|
|
организации |
|
|
|
|
|
|
|
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ |
УТВЕРЖДАЮ |
|
________________________________________________ |
|
(директор; иное должностное лицо, |
|
________________________________________________ |
00.00.200_г. № 00 |
уполномоченное утверждать |
|
|
секретаря руководителя |
должностную инструкцию) |
|
________________ |
|
________________________ |
|
(подпись) |
|
(фамилия, инициалы) |
|
00.00.200_г. |
|
|
I. Общие положения
- Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
- На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
- Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению __________________________________________________.
- Секретарь руководителя должен знать:
- 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.
- 4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
- 4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
- 4.4. Организацию делопроизводства.
- 4.5. Методы оформления и обработки документов.
- 4.6. Архивное дело.
- 4.7. Машинопись.
- 4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
- 4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
- 4.10. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
- 4.11. Основы этики и эстетики.
- 4.12. Правила делового общения.
- 4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники.
- 4.14. Основы административного права и законодательства о труде.
- 4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.
- 4.16. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
- Секретарь подчиняется непосредственно руководителю
__________________________________________________.
(предприятия; структурного подразделения организации)
- На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
II. Должностные обязанности
Секретарь:
- Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
- Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
- Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
- Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
- Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
- Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
- По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
- Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
- Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
- Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
- Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
- Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
- Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
III. Права
Секретарь имеет право:
- Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
- Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
- В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
- Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
- Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
IV. Ответственность
Секретарь несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
- За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
Должностная инструкция разработана в соответствии с |
____________________________________________ |
|
|
|
|
|
Руководитель структурного подразделения |
|
______________ |
|
__________________ |
|
|
(подпись) |
|
(фамилия, инициалы) |
|
|
00.00.200_г. |
|
|
|
|
|
|
|
СОГЛАСОВАНО: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
_______________ |
|
_________________ |
|
|
|
|
(подпись) |
|
(фамилия, инициалы) |
|
|
|
|
00.00.200_г. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
С инструкцией ознакомлен: |
|
______________ |
|
__________________ |
|
|
(подпись) |
|
(фамилия, инициалы) |
|
|
00.00.200_г. |
|
|